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Spätestens zur Projektvorstellung und -freigabe im Rahmen der Projektstartsitzung sollten die ersten beiden Schritte der System-FMEA Produkt (Auflösung des Gesamtsystems/Produkts in Systemelemente, Funktionsbeiträge der Systemelemente und Funktionsstrukturen) und/oder System-FMEA Prozess (Prozessschritte, Prozessstruktur, 5 M's) vorliegen. Die Inhalte sind Basis für eine objektorientierte und/oder prozessorientierte Projektorganisation und unterstützen den Projektleiter bei der verbindlichen Beteiligung weiterer Projektmitglieder.

An einer System-FMEA sind mehrere Fachleute beteiligt, d. h. sie wird immer im „Team“ durchgeführt. Je nach Methodenkenntnisstand, kann es sinnvoll sein, neben dem Projektleiter und weiteren Experten auch Methodenspezialisten zu beteiligen, welche die Analysen zunächst unterstützend moderieren. Die Unternehmensleitung kann sich jederzeit über den Bearbeitungsstand Kenntnis verschaffen.

Analyseergebnisse werden dem Kunden/Abnehmer zur Einsichtnahme vorgelegt, damit Fehlerfolgen rechtzeitig gemeinsam bewertet und ggf. Vermeidungsmöglichkeiten abgestimmt werden können. Dies ist insbesondere für die Fälle wichtig, welche Produktänderungen erfordern.

Analyseergebnisse, die aus früheren Produkt- und Herstellprozessentwicklungen vorliegen, werden bei Neuentwicklungen berücksichtigt, falls sie relevant sind. Dadurch erhöht sich der Nutzen und reduziert sich der Arbeitsaufwand.

Rechnergestützte Methoden (CAQ, MES) verringern den manuellen Aufwand bei der Erarbeitung einer System-FMEA ganz erheblich, da sämtliche Erkenntnisse (potenzielle Fehler, Fehlerursachen, Fehlervermeidungsmöglichkeiten, Fehlerentdeckungsmöglichkeiten) in einer Datenbank eingepflegt werden und damit für spätere Analysen zur Verfügung stehen.

Werden Produkt und Herstellprozessentwicklungen mit Hilfe der System-FMEA abgesichert, wird das erarbeitete Expertenwissen (Know-How) in nachvollziehbarer Form strukturiert und dokumentiert, d. h. „wiederauffindbar“ gespeichert!